SALA VIRTUAL: OS CRITÉRIOS QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA ATUAR ONLINE

Atendimentos de diversas naturezas, consultoria, coaching, consultas médicas, psicoterapia, aulas, reuniões, instruções e tantas outras coisas semelhantes, pessoalmente ou em grupo, podem ser realizados à distância, via Internet, para obter resultados iguais ou melhores do que as mesmas atividades feitas presencialmente. É importante enfatizar a possibilidade de conectar pessoas em qualquer parte do mundo e obter resultados que nunca poderiam acontecer de outro modo!

Para que a sala virtual funcione tão bem ou melhor que seu correspondente presencial certas regras são necessárias. É preciso, então, perguntar quem determina as regras. Facilitaremos o raciocínio se traçarmos um paralelo entre a sala presencial e a sala virtual. Por exemplo, se no consultório médico presencial quem dita as regras é o médico, o mesmo deve acontecer no consultório médico virtual, e deve ser assim para todos o que estiverem na posição de anfitrião. O consultório, virtual ou presencial, pertence ao médico e é sua área de atuação, onde quer que o paciente esteja. A sala de aula virtual está sob a gerência do professor, onde quer que o aluno esteja. Generalizando, a sala virtual pertence ao anfitrião. Um fato simples ilustra isso: uma criança de nove anos assistia a uma aula virtual, em seu quarto, quando a mãe entrou. A criança protestou enfaticamente, dizendo “mamãe, estou em aula e você não deveria entrar sem a permissão do professor!”

As regras são inerentes à atividade, para facilitar a obtenção do resultado e, de um modo geral, são mantidos os procedimentos da mesma atividade em sua forma presencial, com algumas adaptações para o bom funcionamento do processo virtual. Entretanto, há procedimentos e normas que podem se generalizar para qualquer que seja a atividade. Veja a lista abaixo:

1.   HIERARQUIA. Os princípios de referência relacional humana prevalecem. As disputas de liderança, os cruzamentos de linha de hierarquia, qualificações e desqualificações, as coalizões e os sintomas de possíveis conflitos de hierarquia terão o mesmo efeito que na mesma atividade em sua forma presencial. A criança do exemplo acima ilustra bem a questão hierárquica: para ela é como se a mãe tivesse invadido a sala de aula presencial. Ao anfitrião é naturalmente conferida a posição hierárquica mais alta.

2.   AMBIENTAÇÃO E PRIVACIDADE. A sala virtual deve ser um ambiente, não apenas adequado para a reunião, mas também confortável e sem interferências, de modo a propiciar às pessoas a comunicação franca e aberta que a busca de resultados exige. Qualquer pessoa que não faça parte da reunião deve ser proibida de entrar na sala virtual. Portas fechadas podem desagradar, mas são imprescindíveis. O equipamento deve mostrar uma imagem suficientemente boa para o reconhecimento de cada membro da reunião, com a iluminação frontal que evita as silhuetas e com nitidez suficiente para mostrar as expressões não verbais. O fone de ouvido é importante, não só para aumentar a privacidade, mas para levar as vozes mais diretamente à pessoa, dificultando a dispersão. Um conexão de Internet confiável é necessária, para evitar interrupções indesejáveis. Equipamentos fixos são mais adequados do que equipamentos móveis. Chamadas para o mesmo celular que está sendo utilizado para a reunião são interrupções altamente prejudiciais. Pessoas que participam da reunião sem o conhecimento ou treinamento da plataforma utilizada mais atrapalham do que ajudam. Pessoas estranhas ao grupo devem ser apresentadas no início da reunião, para que cada membro possa decidir que assuntos podem ser discutidos, levando-se em conta o que pode ser dito e os jargões do grupo que, se forem usados, não serão entendidos.

3.   AGENDAMENTO DA REUNIÃO. A marcação do horário da consulta, aula, reunião, ou sessão de psicoterapia deve seguir as mesmas regras do agendamento presencial. Alguma preparação necessária deve ser providenciada pela pessoa encarregada de marcar, podendo incluir treinamento para o uso da plataforma, abertura de conta, incluindo aí o envio de link individual de convite para o contato. O ideal é que a pessoa que gerencia a sala virtual não seja a pessoa que marque a reunião, prepare, treine, cobre honorários, abra a conta ou mande o link de contato. Pode ser que alguém muito pouco ou nada familiarizado com a plataforma ou com o equipamento precise buscar seu próprio treinamento. Profissionais que usam técnicas para que obtenham seus resultados podem precisar adaptá-las ao uso à distância.

4.   CONSIDERAÇÕES DE ETIQUETA, ÉTICA E DECORO. O contexto da sala virtual não elimina condições de etiqueta, de ética ou até de decoro que devem prevalecer em qualquer relação. As formalidades têm a mesma importância na sala virtual, como na sala presencial. Roupas informais ou caseiras podem não ser adequadas. O médico que, no atendimento virtual, atende de seu consultório, vestido com roupas profissionais terá melhores resultados, por não quebrar padrões inconscientes de confiança em seu trabalho. Qualquer atitude que prejudique o feedback da comunicação será prejudicial. Os fones de ouvido facilitam o contato verbal e auditivo com todos os presentes na sala virtual e facilitam comunicação e feedback. O anfitrião, tendo feito previamente o convite para a hora agendada, deve estar pronto para receber os convidados. Entretanto, cada convidado deve preparar seu próprio ambiente e, quando estiver pronto, fazer a chamada ou contato para a sala virtual, para evitar que o anfitrião possa interferir com suas relações familiares. Tudo se passa como se o convidado viesse até a sala virtual do anfitrião. Os acessos aos membros da família à sala virtual não devem ser permitidos. Quando a reunião é composta de membros todos conhecidos entre si, deve começar com uma simples chamada. Membros desconhecidos devem ser cuidadosamente apresentado. Quando todos os membros ou a maioria deles não se conhecem, será importante utilizar o tempo que for necessário, antes de entrar no tema da reunião, para a apresentação mais profunda das pessoas

Estas são as considerações mais gerais e mais fundamentais, sendo que cada tipo específico de reunião deve ter suas regras, que devem ser discutidas com todos os membros, mas devem ser mantidas pelo anfitrião! Maurício Tocafundo - IBRAPNL